Seguramente alguna vez ha escuchado hablar de las cooperativas financieras, estas nacen del servicio y la asociación entre personas, a partir de estos factores, las personas asociadas llevan a cabo actividades financieras a través de operaciones activas de crédito, tienen naturaleza jurídica y son vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria. Pero, ¿cómo crear una cooperativa?¿Qué pasos hay que tener en cuenta?
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En un sentido práctico, crear una cooperativa no toma ni mucho tiempo ni tanto dinero; sin embargo, a la hora de constituirla requerirá ciertos documentos, por ello, en Saber Más, Ser Más le damos algunos consejos y pasos rápidos que debe tener en cuenta a la hora de constituir cooperativas financieras.
Lo que debe tener en cuenta antes de constituirla
De acuerdo con la Superintendencia de la Economía Solidaria, en Colombia existen al menos unas 4.000 cooperativas; la entidad asegura que hay otras 10.500 registradas en cámara de comercio.
Uno de los primeros pasos que debe tener en cuenta a la hora de crear cooperativas es el número mínimo de asociados fundadores – que pueden ser personas naturales o jurídicas –. Para estos casos necesitará al menos 20.
A la vez, los 20 asociados fundadores de una cooperativa deben acreditar la educación cooperativa, que debe tener una intensidad no inferior a 20 horas y ser impartida por una entidad autorizada por el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria.
Los tipos de cooperativas
Si su proyecto de cooperativa ya cuenta con los 20 asociados y ya tomaron la formación en economía solidaria, es hora de revisar qué tipo de cooperativa que quieren conformar:
- Cooperativas Especializadas: estas se encargan de cubrir o atender necesidades de una única actividad económica, social o cultural. Estas suelen ser: financieras, ahorro y crédito, aporte y crédito, transporte, vigilancia o agropecuarias, entre otras.
- Cooperativas Multiactivas: estas atienden diferentes necesidades, mediante servicios bajo una sola entidad jurídica.
- Cooperativas Integrales: estas realizan dos o más actividades que por lo general se complementan o conectan entre sí. Estas se relacionan con la producción, distribución, consumo y de la prestación de servicios que presten.
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Uno de los pasos que deben preceder a la creación de la cooperativa – en caso de que sea una financiera – es el diligenciamiento de una autorización previa para el ejercicio de la actividad financiera, este formulario puede encontrarlo en línea haciendo clic, aquí.
Los estatutos de la cooperativa
Una vez congregados los asociados deben encargarse de elegir la junta directiva – es decir el presidente, el secretario de la asamblea, el consejo de administración, la junta de vigilancia, el revisor fiscal y los comités – de la cooperativa. Cuando se establezca la junta se deben redactar los estatutos de la cooperativa.
Los estatutos son documentos o piezas de información que ayudarán a entender a la Superintendencia respectiva la actividad de la cooperativa, además que resultan siendo una pieza clave del engranaje que son las cooperativas, los datos que deben contener los estatutos son, entre otros:
- Los datos básicos de la cooperativa: identificación, domicilio y contacto de los asociados fundadores. El nombre que se le ha dado a la entidad; se debe especificar el tipo de organización sin ánimo de lucro que se está constituyendo. El domicilio completo de la cooperativa y su objeto (es decir, las actividades que va a desarrollar la cooperativa).
- El proceder sobre los fundadores asociados: los derechos y deberes de los asociados. El régimen y la responsabilidad de la cooperativa y sus asociados. Normas sobre sanciones a los integrantes de la cooperativa, causales y pasos a seguir.
- Las finanzas de la cooperativa: Por escrito se debe manifestar la conformación y uso del patrimonio de la cooperativa; por otra parte, se debe definir el procedimiento para la liquidación de la cooperativa. En última instancia se debe hablar de la cantidad mínima de aportes, por el tiempo que exista la cooperativa.
Para las cooperativas financieras la SuperSolidaria establece que estas deben acreditar y mantener un monto mínimo de aportes sociales pagados equivalente a una suma no inferior a mil quinientos millones de pesos ($1.500.000.000.oo).
Por otra parte, las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con secciones de ahorro y crédito, deberán acreditar y mantener un monto mínimo de aportes sociales pagados no inferior a quinientos millones de pesos ($500 millones).
Ahora bien, con los estatutos habrá creado la cooperativa sobre el papel, al menos; tenga en cuenta que las cooperativas se constituyen por escritura pública o documento privado.
El documento privado corresponde al acta de asamblea de constitución, la cual deberá estar registrada por todos los asociados fundadores con su identificación y el valor de los aportes iniciales.
En la misma asamblea de constitución serán aprobados los estatutos y nombrados en propiedad los órganos de administración y vigilancia. El consejo de administración designado nombrará al representante legal de la entidad, quien se encargará de adelantar los trámites para el registro de la cooperativa en la Cámara de Comercio.
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¿Cómo registrar la cooperativa financiera en la Cámara de Comercio?
Los documentos que debe entregar en Cámara de Comercio, son: El formulario único empresarial de la Cámara de Comercio correspondiente a la localidad de la cooperativa, el formulario adicional de registro con otras entidades y el formulario pre-RUT.
De acuerdo con Confecoop, existen dos grupos de entidades que deben cumplir con el requisito de obtener autorización o reconocimiento previo a su inscripción.
El primer grupo se refiere a las cooperativas que ejercen la actividad financiera; el segundo incluye las de educación, transporte, vigilancia y seguridad privada, y entre otras, las cuales, por la naturaleza del servicio que prestan, deben obtener una autorización especial para el desarrollo de su actividad como requisito previo a su registro e inscripción en la cámara de comercio.
Los documentos que debe entregar en la Superintendencia
Una vez registrada la cooperativa en la respectiva Cámara de Comercio, es hora de legalizar su cooperativa en la respectiva Superintendencia, como primera medida, debe radicar estos documentos en las oficinas de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Dependiendo del objeto de la cooperativa, también deberá registrarse en las otras superintendencias que correspondan.
Los papeles que debe entregar, son:
- Una petición firmada por representante legal y presidente de la junta de vigilancia en el formato de trámites de la Superintendencia respectiva.
- Documento original del acta de constitución y estatutos, firmados por el presidente y el secretario de la asamblea.
- La certificación del curso de educación cooperativa.
- Certificación del pago del 25% de los aportes iniciales por parte de todos los asociados fundadores.
- Un certificado de antecedentes disciplinarios del revisor fiscal.
- El certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente.
Asegúrese de escanear toda la documentación y convertirla a formato TIFF. Acto seguido, guárdela en un CD. Luego preséntelo en la oficina de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Yendo a la DIAN
Antes de ir a la DIAN no olvide que el acta constitutiva y las normas deben elevarse a escritos públicos, es decir, presentarse en Notaria. Una vez hecho este paso, puede pedir en la DIAN el RUT (Registro Único Tributario).
La solicitud del RUT debe hacerse a través del representante legal, definido por la junta directiva. En el Departamento de Impuestos y Aduanas Nacionales también debe pedir el permiso de facturación, el cual debe solicitarlo el mismo representante legal.
Recuerde que para las solicitudes antes mencionadas, se requiere de la certificación de existencia y representación legal, documentos emitidos por la Cámara de Comercio.
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