Desde el 18 de agosto de 2021 la DIAN invitó a las empresas a adoptar la nómina electrónica. De acuerdo con la entidad tributaria, este sistema electrónico ayuda a los contribuyentes con terceros a su cargo a soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, asimismo, en los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas IVA cuando aplique.
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Tenga en cuenta que, si usted no está obligado a declarar renta, no estaría obligado a generar nómina electrónica. Pero antes de que se haga un “ocho”, en Saber Más, Ser Más le contamos todo lo que debe saber sobre este nuevo sistema.
La nómina electrónica en un dos por tres
La nómina electrónica es un documento digital que hace parte del documento soporte de los costos y deducciones que se presenta anualmente en el impuesto sobre la renta y complementarios (además de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina).
Adicionalmente, está compuesto por los valores que se generan de nómina, los valores deducidos de nómina, y el total de la diferencia de los mismos.
Este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados de parte del empleador – conocido en el lenguaje tributario como sujeto obligado –.
Cuando se presentó por primera vez la definición de nómina electrónica en la resolución 013 del 11 de febrero de 2021 se hizo mucho énfasis en cómo este documento, junto a la factura electrónica, guiaba a Colombia directamente a la transformación digital, evitando decenas de papeleo cuando se trata de prepararnos para presentar impuestos.
Entonces, ¿quiénes deben generar la nómina electrónica?
De acuerdo con el Departamento de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es el sujeto obligado, con terceros a su cargo, quien requiere este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.
El número de empleados será indiferente, siempre y cuando se sigan con las disposiciones de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021 que dictan:
“Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento de soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.”
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¿Cómo se genera la nómina electrónica?
La expedición de este documento la puede hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la DIAN, es decir que debe estar validado y aprobado por la entidad tributaria.
La nómina electrónica funciona del mismo modo que la factura electrónica, lo que significa que usted puede usar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste tal servicio. De hecho, algunas empresas integran la nómina electrónica como un servicio adicional dentro de sus programas de contabilidad.
Lo que debo tener a la mano para generar la nómina electrónica
Tenga en cuenta que si debe presentar este soporte, deberá hacerlo de forma mensual. Ello sin importar si usted hace pagos en periodos diferentes o inferiores. Como sujeto obligado deberá emitir un acumulado por nómina de cada uno de sus empleados mediante el mismo sistema de facturación electrónica que tenga establecido.
Emitir y validar el soporte de nómina electrónica de modo mensual tiene como plazo los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.
Expedir el documento de soporte de pago nómina electrónica la DIAN indicó que habilitaría su sitio web desde el 1 de agosto de 2021; sin embargo, La Resolución 063 del 30 de julio de 2021 cambió el calendario de implementación al 18 de agosto, ajustando también los plazos de acuerdo con los tipos de empresa presentados inicialmente.
Para que se prepare para esas fechas lo invitamos a sacar papel y lápiz, ya que el soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
- Denominación expresa como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria, NIT del sujeto obligado.
- Apellidos y nombres, además del número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica, CUNE.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores devengados y deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica” que encontrará en tal documento.
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del “Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica”.
- El medio de pago que el sujeto obligado utiliza.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto obligado al momento de la generación, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
El calendario para presentar el soporte de nómina electrónica
Ya revisamos que desde el 18 agosto se habilitará en la página web de la DIAN la posibilidad de presentar nómina electrónica, sin embargo, no todos los contribuyentes o sujetos obligados tienen la misma fecha límite para presentar el documento, ya que el calendario variará en función del número de empleados que tenga a cargo.
Revisemos a detalle el calendario, en la siguiente tabla:
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